Organizzazione di eventi in presenza
Organizzazione di eventi in presenza
Organizzare eventi è un’attività complessa e articolata suddivisa in fasi composte, a loro volta, da determinate azioni da svolgere.
Le macro fasi dell’organizzazione di eventi prevedono l’ideazione, la progettazione e la valutazione finale di costi e ricavi.
Da queste prendono le mosse una serie di altre attività fondamentali al raggiungimento del risultato.

Le fasi dettagliate del processo di organizzazione di eventi
Ogni evento è diverso, così come ogni situazione che può presentarsi all’interno dello stesso. Difficile quindi stabilire un numero esatto e ordinato di fasi e processi utili alla sua realizzazione. Per praticità abbiamo stilato una serie di step che, orientativamente, rappresentano i pilastri dell’organizzazione di qualsiasi tipo di evento in presenza:
Definizione di target e obiettivi
Definizione del budget
Scelta della giusta location
Definizione del programma
Gestione degli inviti
Raccolta delle adesioni e realizzazione della lista di accrediti
Promozione dell’evento
Gestione della documentazione post evento
Quanto sarebbe utile semplificare e velocizzare un percorso così lungo, talvolta dispersivo e ricco di variabili a favore della praticità, sicurezza e sostenibilità?
Grazie alla digitalizzazione gestionali come Easy Event abbattono la manualità di determinate procedure come la raccolta delle iscrizioni e la gestione della documentazione a favore degli automatismi.
In questo modo si vanno sempre più a fondere processi tipici di un evento in presenza con quelli di un evento virtuale.
Uno dei mezzi di cui si avvalgono di software di gestione eventi come Easy Event per favorire la digitalizzazione è la web app.
Web app Easy Event
Scaricabile e accessibile da qualsiasi browser e dispositivo la web app di Easy Event fonde e collega i processi delle tre macro fasi temporali di un evento.

Fase pre evento
Al momento dell’iscrizione online viene generato un qr code univoco per ogni partecipante che verrà poi identificato in sede.
Durante l’evento
Il rilevamento delle presenze tramite Qr code in sede di evento permetterà di attivare una serie di procedure utili nella fase successiva


Fase post evento
Dopo il rilevamento delle presenze verrà inviato automaticamente l’attestato di partecipazione e, nel caso di un corso ecm, verrà consentito l’accesso alla piattaforma ecm per svolgere i test formativi.